5.双重确认的原则
所有的票据处理和进出款项处理都有两个以上的人来做。
贯彻双重确认的原则不仅是发现和防止差错的有效手段，严格遵守这项原则还有一个目的，就是塑造一个珍惜人的职场环境。
人有脆弱的一面，偶然的一念之差，就会犯下过错。注意到人心脆弱的一面，为了保护员工，所有的会计处理都要有复数的人进行，这种“双重确认的原则”是有效的。
这已经是十多年前的事情。1995年，日本一家有名的城市银行的纽约分行有一名职员，从事美国国债的账外交易，在长达11年期间，给公司造成了1100亿日元的巨额损失。这个事件被揭发以后，这家银行不仅被迫从美国撤出，而且后来不得不被其他银行合并，现在已不复存在。
在区区一个银行职员身上发生的事件究竟为什么会成为导火线，引发历史悠久的大银行的崩溃呢？就是因为缺乏“双重确认”的制度，或者虽有制度却没能严格遵守。让两个以上的人和部门互相审核、互相确认，由此推进工作。若存在这样一个严格的制度，对员工犯罪就可以防患于未然，同时还可以塑造出一种具有紧张感的、生机勃勃的职场氛围，促使企业长期持续发展。
双重确认的要点是在日常的业务中，构建具体的双重确认的系统。为此，自京瓷创建以来，针对各种事项，我一一制定了具体的管理办法。说起来有点烦琐，但为便于理解，我想举出具体的事例，来说明双重确认的管理方法。
首先，管理进出款项。原则是：管钱的人和开票的人必须分开。小公司里，常常是社长亲自开具付款票据，并且自己支出现金。这样做即便没有恶意但可以随心所欲，这就谈不上严密的管理。为了防止这类情况，开票人和管钱人必须分开。到银行存钱，买材料付款，支付劳务费，或者支付其他费用，付款人和开票人必须分开。
收款时，不能因为账户上有钱入账，管钱的人就可以开进款票据。管钱入账的人要与那笔收入有关的部门联系，请该部门明确进款的具体内容并开具票据，然后进行入账处理。就是说，开票的人和管钱的人绝对要分开，这就是双重确认的原则。
处理小笔现金时，每天结束时合计的现金余额，和由票据做成的余额表相一致，这是理所当然的。但是，不是在最后合计时让两者相一致，而是必须在每一个时点，现金动，票据也动，两者相一致。为此，在上班时间，必须由现金出纳担当者以外的人，以适当的频度，对现金余额和票据进行确认。
公司印章的管理也基于同样的思考。印章箱有两层，外箱是手提保险箱，内箱是小型印章箱。管理内箱钥匙的人，即是盖章的人，外箱钥匙另有他人管理，两者可以互相确认。保险箱的管理也一样。保险箱有两把钥匙要由两个人来开锁。即使上班时间内，保险箱也要上锁，包括朝晚定期开锁在内，凡有必要开锁时，都必须有人见证，从保险箱进出钱物必须由复数的人在场。
在购买物品或服务时，双重确认制度也必不可少。要求购买的部门必须向采购部门开具委托购买的票据，请采购人员发出订单。禁止要求购买的部门直接打电话联系供应商，交涉价格和交货期。按公司正规的采购程序采购，可以将采购过程中与供应商相勾结等问题防患于未然，这时基于双重确认的管理体系必不可缺，此外，可以确保向供应商支付货款。
还有，公司内的自动售货机和公用电话的现金回收也要严格管理。因为金额小，人们往往不加注意。一次所收金额微不足道，但日积月累，金额就不小。更重要的是，正如中国古代的韩非子所言：“千里之堤，溃于蚁穴。”看起来似乎微小的事情也不能疏忽，这点很重要。
双重确认的原则，无关金额的大小和事情的轻重，必须彻底遵守，这是铁则。乍看都是理所当然的事，但正是理所当然的事，要切实遵守，实际上很难。只发指示并不能保证彻底贯彻，所以领导人必须亲临现场，检查制度落实的情况。只有反复确认检查，双重确认的原则才能在公司内固定、扎根。但是，最重要的是，这种双重确认制度的根底，是决不让员工有犯罪的机会，这体现了经营者诚挚的关爱之心，正因为经营者具备了这种对员工的好意善念，双重确认的原则才能在公司内实践推广，为大家所共有。
