2.一一对应的原则
所谓“一一对应的原则”,就是物品和现金流动必须开票,票据随物品和现金一起流动。公司内彻底实行“一一对应的原则”,一张张票据上的数字累加起来,就成了公司的整体业绩,企业会计就表达了公司的真实状况。我意识到这一原则的重要性,是出于以下经验。
京瓷创建后第三年,即1962年,我第一次去美国。当时的日本,精密陶瓷的市场很小,我很想把精密陶瓷的产品卖到美国去,在那里,最尖端的电子和半导体产业的发展方兴未艾。
最初竭尽辛劳却拿不到任何订单,到1968年,我们在后来成了半导体产业发祥地的硅谷附近设立了销售据点,开始了销售活动。当时我派遣海外经验丰富的贸易部长,加上一名刚进公司的年轻员工,赴美国长驻。
当时的这位新员工后来成了京瓷的副社长,全面负责海外有关业务,工作得很出色。但他出身于理工科,当时既不会讲英语,也没有会计知识。于是,我委托当地日裔第二代的注册会计师指导财务工作。这位新员工负责处理票据等工作,他很用功,但他学得不顺利,很辛苦。
因此,我去美国出差时,曾邀他一起去旧金山郊外的斯坦福尼亚大学图书馆学习财务。那里的书架上不仅陈列着难读的专业会计书籍,还有教授零售店店主记账方法的通俗读物。当时我想,美国果然是一个讲究实学实用的国家。现在我还记得我们俩人从基础开始自学会计的情形。
美国的业务不久便顺利展开。正好硅谷半导体产业处于勃兴期,来自半导体厂家的订单快速增加。这位新员工从营销活动、发订单、交货管理,到财务会计,一个人处理得井井有条,他像超人一样工作。
正在这时我又去了美国。他把表述业绩变化的会计资料给我看,兴奋地向我报告:“社长,公司增长顺利。”看半年期的报表,销售额、利润确实都增长了,但月度结算却很不平衡,有时赤字很大,有时盈利很多,经常出现或高或低的情况。
我问道:“出现这种情况不正常吧,这个月卖这么多,有这么大的赤字,下个月销售额相同,却有这么大的盈利,这究竟是怎么回事?”
但他却说:“我们是按注册会计师的意见处理的,结果确实如此。”于是我认真核查了具体内容,不出所料,“一一对应的原则”并没有实行。实际的处理过程是这样的:在客户的催促下,产品从日本空运到美国,一到机场,这位新员工就急忙送到客户那里,并当场开出销售票据。但是,从日本京瓷发给当地的出货凭证“装箱单”却要经由银行推迟一个星期后才能到达美国,到时他才能据此计算进货成本。于是,他卖出的产品只有销售发票而来不及开进货发票,所以凡是月底从日本大批进货后送交客户,这个月的销售额就发生了,报表上就出现大幅利润。一星期后一开进货发票,又出现大幅赤字。这样,月度盈亏波动就很大。
我指出这个问题,要求彻底实行“一一对应的原则”。就是说,进货时一定要开进货票据,作为对日本总公司的应付款记入成本。等装箱单来后,再和进货发票对冲,将应付款转为应付银行债务。就这两点,我向他做了具体的指示。
不管每项交易处理得如何正确,但如果处理时没有一一对应,经营资料就不能反映实际情况,就有可能将公司导向错误的方向。
有关在美国的会计处理事宜,有如下一则逸事。
京瓷在准备股票上市时,我们请人介绍了一位注册会计师。我正要去拜访,他倒先来了电话:“我要看看你是怎样的经营者,才能决定是否接受委托。你委托我,我很荣幸,但接受还是不接受,要看了委托人的人品才能决定。”