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有效执行要注意过程控制

Assen1年前 (2024-03-27)企业经营管理507

控制就是发现问题解决问题

控制是一种比较严肃的说法,如果讲得轻松一点,就是影响。一般来说,人们对控制都相当反感,尤其是中国人,特别不喜欢控制,也不喜欢讲控制。因为把控制讲得太清楚,别人就会认为你是控制专家,对你敬而远之。所以,把控制讲得很清楚的人几乎都对自己不利。

一提到控制,就能联想到限制、强制、划分界线,还有指导、监督,甚至难听一点的操纵或禁止。这样一来,就好像我们有一股力量,叫别人非照我们的意思去做不可,别人当然会排斥。

我们也说,预防胜于校正,什么差错都能预防,就不必来校正。这话讲得很容易,实际上根本做不到。所以管理的控制有预防性的控制,也免不了有校正性的控制。

预防性的控制就是说我们制定一些规章、计划,让大家按照我们的规章,遵照我们的计划去做,以便达到我们预期的目标。但是,在做的过程中,可能会碰到一些阻碍,很难按照既定的目标去做,这时就需要校正了。我们要求员工不能迟到,但是由于交通状况不好,有人迟到了,我们也没有去批评他,久而久之,他就习惯于迟到了。我们的要求也就形同虚设。所以我们一方面规定不许迟到,另一方面安装一些装置,比如打卡机、摄像头等,以监督执行的情况。

再如销售人员,他的业绩如果达到某一个标准,就给他奖金,这样可以激励他的士气;如果低于标准,就扣钱。这都属于校正性的控制。

控制就是给自己的下属一些工作方向,同时还要按照这个方向去检查事情有没有偏差。

有偏差,赶快修正。如果只发现有偏差,却没有办法有效地校正,那只能算无效控制。所以,我们通常的说法是,控制跟计划是一体两面,为了控制,必须有计划,为了计划的执行,也需要有控制。很多人在作计划的时候马马虎虎,没有标准,也没有实现途径,更没有预算,你怎么控制?你怎么知道他做得快做得慢?怎么知道他有没有达到我们的标准?又怎么知道他花的钱到底是多还是少?

计划如果做得好,有具体的标准,那么就很方便控制。如果计划本身就是含含糊糊、马马虎虎的,控制起来也只有纯主观性的,我认为这样就是这样,因此很难得到被控制的人的认同。

同时,控制就是例外管理的应用。除了正常的现象以外,难免会有一些例外,对例外的现象进行处理,就叫做例外管理。控制不是说对每件事情都监督,通常我们是把下属给我们的报告搜集起来,作一个差异性分析。如果下属是按照计划去做的,我们就不必监督。如果发现有差异,换句话说,产生例外,我们就赶快进行详细的分析,找出原因,必要时采取有效的措施,防止今后有类似的情况发生。

把一些差异消除掉,使偏离的目标回到轨道,就叫做控制。控制本身就是一种例外管理。一切的活动都在限制范围之内,就是原则。如果超越了限制的范围,就叫做例外。违反原则的、超出范围的例外,就必须及时地加以控制,使例外恢复到原定的范围。

当然了,我们也不能不承认,有些例外比原计划的还要好,那么我们就不一定要把它拉回来,这时候也有可能变更我们的原则和计划,使整个活动能够朝更好的方向发展。这也是一种控制,因为我们的目的是使它更好。可是不管怎么样,控制一定要注意时间,延迟的控制等于没有控制,等到所有的结果都显示出来了,再开始控制,已经失去时效,再想控制,就没有效果了。

所以,控制是要随时发现问题,随时解决问题。但中国人习惯了报喜不报忧,下属隐瞒的问题很多,真正愿意提出来的比较少,这也是很难改变的事实。中国人不太喜欢把问题提出来,因为提出问题,就等于承认自己没有能力。这个心理是错误的,但是对中国人影响很大。有些下属把问题提出来,主管还没听完就开始骂他了,他为什么还要提,这不是自找麻烦吗?中国人常常偷偷地问一些可靠的人,而不愿意公开把问题提出来,这一点我们要理解,同时想办法改变。换句话说,主管在下属提出问题的时候,要很仔细地去听,很有诚意地去听,不但不可以笑他,更不可以骂他。

发现问题才是控制的重要线索。不管任何计划,在执行的时候,多多少少会发现一些问题,这些问题如果被隐瞒,没有及时解决,那么它对结果一定有负面的影响。当然,也可能有正面的影响,那只是歪打正着,这种比例毕竟是比较小的。等到负面的影响出来以后,再想改变,恐怕要花费更多的时间,更多的人力,浪费更多的成本。困难不解决,就会永远存在,没有办法改变现状;不改变现状,我们希望的求新、求变就会产生很多问题。所以我们要尽量去发现问题。

主管就是发现问题的最佳人选,他要去提出问题,但是不要马上把答案写出来。这样做,虽然快速,很有绩效,但是成果好不好,很难预料。

能够找到答案的、能够解决问题的实际上是一线人员,他们最熟悉实际情况,所以主管提问题,下属找答案,是我们应该推广的一种模式。主管提出问题,最要紧的是要好好掌握时效性。因为问题发现得越早,问题就越小,就越容易解决。如果发现问题却不提出来,一再隐瞒,隐瞒到最后,就算是神仙也没有办法解决。所以我们要注意:发现问题的能力比解决问题的能力更重要。及时提出问题的能力,更是领导者需要磨炼的。当然,我们也不要轻视解决问题的能力。讲控制,当然是越早控制越好。要想早控制,就必须及早发现问题。中国人的个性是多疑的,多疑虽然是负面的,但是在控制上,是不是反而很好呢?善用怀疑的精神很好,但是要用心去调查,而不能武断地作决定。


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